E-Rechnung Tools

PDF in ZUGFeRD umwandeln – kostenlos

PDF in ZUGFeRD umwandeln heißt: Ihr PDF bekommt eine eingebettete XML-Rechnung. Laden Sie das PDF hoch und tragen Sie die Rechnungsdaten ein. Das Tool erzeugt die XML (Profil EN 16931), bettet sie ein, prüft das Ergebnis und gibt die Datei nur aus, wenn sie gültig ist. Kostenlos, ohne Anmeldung.

1. Ihr PDF
Höchstens 10 MB. Das PDF wird nicht ausgelesen. Die XML-Datei entsteht allein aus den Angaben unten. Beträge und Texte müssen zum PDF passen.
2. Rechnungssteller (Sie)

Mindestens USt-IdNr. oder Steuernummer ist nötig, damit die Rechnung die Prüfung besteht.

3. Rechnungsempfänger
Bei Rechnungen an Behörden ist die Leitweg-ID Pflicht. Sie kommt in das Feld BT-10 (Käuferreferenz).
4. Rechnung
5. Positionen
6. Zahlung (optional)

Ihre Angaben und Dateien werden nicht gespeichert. Sie werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nach der Antwort verworfen. Die Datei wird nur ausgegeben, wenn die erzeugte E-Rechnung die Prüfung besteht.

So funktioniert es

  1. PDF auswählen. Wählen Sie Ihre fertige Rechnung als PDF (bis 10 MB). Das PDF bleibt als Bildteil unverändert.
  2. Rechnungsdaten eintragen. Das PDF wird nicht ausgelesen. Tragen Sie Absender, Empfänger, Positionen und Steuer so ein, wie sie im PDF stehen.
  3. Prüfen und herunterladen. Das Tool erzeugt die XML, bettet sie ein und prüft die fertige Datei. Nur bei „Gültig“ erhalten Sie den Download.

Was wir prüfen

  • XML-Schema (XSD): Aufbau und Datentypen nach UBL 2.1 bzw. UN/CEFACT CII D16B.
  • EN 16931: Geschäftsregeln der Europäischen Norm (Schematron, Version 1.3.16).
  • XRechnung 3.0.2: deutsche Regeln (CIUS) der KoSIT (Schematron, Version 2.6.0).

Grundlage ist die offizielle Validator-Konfiguration der KoSIT vom 31.08.2026. Geprüft wird die technische Gültigkeit. Ob Inhalt und Beträge zum Geschäftsvorfall passen, prüfen wir nicht.

Was mit Ihrem PDF passiert

TeilErgebnis
Seiten des PDFBleiben unverändert (Bildteil der Rechnung)
Eingebettete Dateifactur-x.xml, CII nach EN 16931, Beziehung „Alternative“
MetadatenXMP mit PDF/A-3-Kennung und ZUGFeRD-/Factur-X-Profil
PrüfungDas Ergebnis wird mit dem E-Rechnung-Prüfer geprüft, bevor es ausgegeben wird

Sie haben noch kein PDF? ZUGFeRD-Rechnung direkt erstellen. Ergebnis kontrollieren: ZUGFeRD-Validator.

Quellen

Stand: . Rechtliche Angaben bitte vor Entscheidungen bei Steuerberatung oder Finanzamt prüfen. Dies ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Liest das Tool die Daten aus meinem PDF aus?

Nein. Das PDF wird nur als Bildteil übernommen. Die XML entsteht allein aus Ihren Eingaben im Formular. Beträge und Texte müssen deshalb zum PDF passen. Bei Abweichungen ist nach dem BMF die XML maßgeblich.

Ist das Ergebnis ein PDF/A-3?

Das Tool ergänzt die ZUGFeRD-Struktur (eingebettete Datei, XMP-Metadaten mit PDF/A-3-Kennung). Ob Ihr ursprüngliches PDF alle PDF/A-3-Anforderungen erfüllt, zum Beispiel eingebettete Schriften, prüft das Tool nicht. Prüfen Sie das bei Bedarf mit veraPDF.

Welches ZUGFeRD-Profil entsteht?

Das Profil EN 16931 (früher COMFORT) mit dem Dateinamen factur-x.xml. Es zählt nach dem BMF als E-Rechnung. Das Profil XRECHNUNG für Behörden erzeugt das Tool derzeit nicht.

Warum bekomme ich keine Datei?

Die erzeugte E-Rechnung hat die Prüfung nicht bestanden. Das Tool zeigt Ihnen dann die Fehler. Typische Ursachen: fehlende Steuernummer oder USt-IdNr., fehlende Käufer-USt-IdNr. bei Reverse Charge.

Kann ich ein PDF in XRechnung umwandeln?

Eine XRechnung ist reines XML ohne Bildteil. Mit demselben Formular erhalten Sie die XML-Datei über „Nur die XML-Datei herunterladen“. Das Profil ist dann EN 16931, nicht XRechnung.

Werden meine Dateien gespeichert?

Nein. Ihr PDF und Ihre Angaben werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach verworfen.

Weiterführend