E-Rechnung empfangen – kostenlos, ohne Spezialsoftware

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle im Inland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nach den Fragen und Antworten des BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Die Rechnung kommt als XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF. Sie lesen sie mit dem kostenlosen Viewer, prüfen sie mit dem Validator und bewahren das Original auf.

In fünf Schritten zur empfangenen E-Rechnung

Postfach bereitstellen. Nennen Sie Ihren Lieferanten eine E-Mail-Adresse, die Sie regelmäßig lesen. Sie dürfen auch vereinbaren, welches Format Sie bevorzugen.
Rechnung öffnen. XML-Dateien lesen Sie im XRechnung-Viewer. Ein ZUGFeRD-PDF öffnet jeder PDF-Reader.
Datei prüfen. Der E-Rechnung-Prüfer sagt, ob die Datei technisch gültig ist. Bei „ungültig“ bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung.
Inhalt kontrollieren und zahlen. Das Tool prüft das Format, nicht ob Menge, Preis und Leistung stimmen.
Original aufbewahren. Sichern Sie die empfangene Datei unverändert, acht Jahre lang (§ 14b UStG).

Was bei Ihnen ankommen kann

Eingang	E-Rechnung?	So gehen Sie vor
XML-Datei (XRechnung, UBL oder CII)	Ja	Im Viewer öffnen, mit dem Prüfer validieren
PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD, Factur-X)	Ja, außer Profile MINIMUM und BASIC WL	Wie ein PDF lesen, im Prüfer die XML kontrollieren
PDF ohne eingebettete XML	Nein	Bis zum Ende der Übergangsfristen noch zulässig, wenn Sie zugestimmt haben
Papier oder Scan	Nein	Wie bisher, solange die Übergangsregeln gelten

Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist. Wer E-Rechnungen nicht annehmen kann, hat laut der Zusammenfassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026 durch PwC keinen Anspruch darauf, dass der Lieferant ersatzweise eine Papier- oder PDF-Rechnung schickt.

Die Fristen im Überblick: E-Rechnung Pflicht. Mehr zur Aufbewahrung: E-Rechnung archivieren. Sie sind Kleinunternehmer? Das gilt für Sie.

E-Rechnungs-Postfach: Warteliste

Wir planen ein E-Mail-Postfach, das E-Rechnungen empfängt, in ein lesbares PDF umwandelt und für die Buchhaltung exportiert. Tragen Sie sich ein, wenn Sie informiert werden möchten. Es besteht kein Anspruch auf Teilnahme.

Quellen

Stand: 30. Oktober 2026. Rechtliche Angaben bitte vor Entscheidungen bei Steuerberatung oder Finanzamt prüfen. Dies ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Alle im Inland ansässigen Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Vereine, soweit sie Unternehmer sind, seit dem 1. Januar 2025. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Nach den Fragen und Antworten des BMF genügt ein E-Mail-Postfach.

Brauche ich dafür eine spezielle Software?

Für den Empfang nicht. Ein ZUGFeRD-PDF öffnen Sie wie jedes PDF. Eine XRechnung ist reines XML und braucht einen Viewer, zum Beispiel unser kostenloses Tool. Wer viele Rechnungen erhält, spart mit Buchhaltungssoftware Arbeit.

Wie erkenne ich eine E-Rechnung?

Als XML-Datei (XRechnung) oder als PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD). Ein normales PDF, ein Bild oder ein Scan ist keine E-Rechnung. Im E-Rechnung-Prüfer sehen Sie das Ergebnis sofort.

Darf mein Lieferant mir weiter PDF-Rechnungen schicken?

Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen auf Papier oder mit Ihrer Zustimmung in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, zum Beispiel als PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). Für 2027 gilt das nur für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Erhaltene Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Rechnung. Bewahren Sie die Original-XML auf, nicht nur eine Ansicht davon. Die genaue Ausgestaltung (GoBD) klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Kann ich eine empfangene XRechnung als PDF ausdrucken?

Ja, über den Viewer und den Druckdialog „Als PDF speichern“. Dieses PDF ist eine Ansicht. Das Original bleibt die XML-Datei.