E-Rechnung für Vereine: Wann Vereine ausstellen und empfangen müssen
Ein Verein muss E-Rechnungen empfangen und ausstellen, soweit er Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Ausstellen müssen Vereine nur bei steuerpflichtigen Leistungen an inländische Unternehmer. Gemeinnützigkeit allein befreit nicht. Echte Mitgliedsbeiträge sind nach Auffassung der Finanzverwaltung kein Entgelt und lösen keine Rechnung aus.
Wann ist ein Verein Unternehmer?
Ob ein Verein E-Rechnungen ausstellen oder empfangen muss, hängt am Umsatzsteuerrecht, nicht an der Rechtsform. § 2 Abs. 1 UStG nennt Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen. Das gilt laut Gesetz auch, wenn die Absicht fehlt, Gewinn zu erzielen, oder wenn eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.
Die Wissenschaftlichen Dienste des Bundestags fassen die Auffassung der Finanzverwaltung (UStAE Nr. 2.10 Abs. 1) so zusammen: Soweit ein Verein echte Mitgliedsbeiträge zur Erfüllung der Gesamtbelange seiner Mitglieder einnimmt, ist er in diesem Bereich nicht Unternehmer. Nimmt er daneben Entgelte für Lieferungen oder sonstige Leistungen ein, ist er nur insoweit Unternehmer, als seine Tätigkeit darauf gerichtet ist, nachhaltig entgeltliche Leistungen zu erbringen. Die Besteuerung entfällt nicht deshalb, weil jemand ein Verein oder gemeinnützig ist (Sachstand WD 4 - 3000 - 051/23).
Echte Mitgliedsbeiträge und steuerbare Leistungen
| Einnahme | Sicht der Finanzverwaltung (nach den Wissenschaftlichen Diensten) | Folge für die E-Rechnung |
|---|---|---|
| Echte Mitgliedsbeiträge für die satzungsmäßigen Gemeinschaftszwecke | Kein Leistungsaustausch mit dem einzelnen Mitglied (UStAE Nr. 1.4 Abs. 1) | Keine Leistung, keine Rechnung |
| Beiträge für Leistungen an einzelne Mitglieder, nach tatsächlicher oder vermuteter Inanspruchnahme | Leistungsaustausch, der Beitrag ist Entgelt (Beispiel: Beratung im Lohnsteuerhilfeverein, Nr. 1.4 Abs. 3) | Rechnungspflicht prüfen: nur bei steuerpflichtiger Leistung an einen inländischen Unternehmer ist eine E-Rechnung auszustellen |
| Gemischte Beiträge | Aufteilung in Entgelt und echte Mitgliedsbeiträge (Nr. 1.4 Abs. 7) | Nur für den Entgeltteil |
| Entgelt für Leistungen an Nichtmitglieder | Nach § 2 UStG unternehmerische Tätigkeit, wenn nachhaltig | Wie bei jedem Unternehmer, siehe unten |
Die Rechtsprechung sieht es teils anders: Nach EuGH und BFH (zum Beispiel BFH, Urteil vom 9. August 2007, V R 27/04) können Mitgliedsbeiträge Entgelt sein, etwa wenn ein Sportverein seinen Mitgliedern dauerhaft Anlagen zur Verfügung stellt. Die Wissenschaftlichen Dienste sprechen von abweichenden Rechtsauffassungen. Welche Einordnung für Ihren Verein günstig und zulässig ist, entscheiden Sie nicht allein. Fragen Sie Ihren Steuerberater.
Empfangen: seit 2025 für den unternehmerischen Bereich
Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Das BMF hält in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 ein E-Mail-Postfach für ausreichend (Rn. 40). Die Regeln gelten auch für einen Unternehmer, der nur steuerfreie Umsätze ausführt (Rn. 17). Die Ehrenamtsstiftung Mecklenburg-Vorpommern beschreibt es für Vereine so: Betroffen sind die Bereiche Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung und steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Die ideelle Sphäre ist nicht betroffen (Infoblatt).
Dazu passt der Wortlaut von § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Die E-Rechnung ist für Leistungen an einen Unternehmer „für dessen Unternehmen“ auszustellen. Kauft der Verein etwas für den ideellen Bereich, greift diese Regel nach dem Wortlaut nicht. Wie das bei einer gemischten Nutzung zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
- Postfach: Eine Adresse, die jemand im Vorstand regelmäßig liest, reicht. Nennen Sie sie Lieferanten und Auftraggebern.
- Lesen: Eine XML-Datei öffnen Sie im XRechnung-Viewer. Auch die Steuerverwaltung bietet einen E-Rechnungs-Viewer auf elster.de an. Prüfen Sie eine Datei mit dem E-Rechnung-Prüfer.
- Aufbewahren: Acht Jahre, die XML als Original (E-Rechnung archivieren). Kassenwart und Vorstand sollten wissen, wo die Dateien liegen.
Ausstellen: nur bei steuerpflichtigen Leistungen an Unternehmer
Ein Verein muss eine E-Rechnung ausstellen, wenn alle drei Punkte zutreffen. Erstens ist er für die Leistung Unternehmer. Zweitens ist der Umsatz steuerbar und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei. Drittens geht die Leistung an einen anderen Unternehmer, und beide sind im Inland ansässig (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Dann gelten die Fristen aus E-Rechnung ab 2027.
| Beispiel | Das ist zu prüfen |
|---|---|
| Leistung gegen Entgelt an ein Unternehmen (zum Beispiel Werbung, Kurse für eine Firma) | Ist die Leistung steuerpflichtig oder nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG befreit? Nur im ersten Fall besteht die Pflicht. |
| Vermietung des Vereinsheims oder einer Halle | Grundstücksvermietung ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, solange keine Option nach § 9 UStG besteht. Siehe E-Rechnung für Vermieter. |
| Kurse, Vorträge, Veranstaltungen | § 4 Nr. 22 UStG befreit bestimmte Veranstaltungen, die zum Beispiel von gemeinnützigen Einrichtungen durchgeführt werden und deren Einnahmen überwiegend zur Kostendeckung dienen, außerdem kulturelle und sportliche Veranstaltungen, soweit das Entgelt in Teilnehmergebühren besteht. Ob Ihre Veranstaltung darunter fällt, klärt der Steuerberater. |
| Eintritt, Verkauf, Kurse für Privatpersonen | Keine E-Rechnung. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmern. |
| Rechnung bis 250 Euro | Darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 UStDV). |
| Der Verein wendet die Kleinunternehmerregelung an | Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a UStDV). Siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer. |
Für Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gilt: Das sind Begriffe der Abgabenordnung (§ 14 AO, § 65 AO) für die Gemeinnützigkeit. Ob der Verein Unternehmer ist, entscheidet § 2 UStG. Die Bereiche helfen Ihnen, Rechnungen zu ordnen. Sie ersetzen die umsatzsteuerliche Prüfung nicht.
Die Ehrenamtsstiftung Mecklenburg-Vorpommern nennt als Ausnahmen auch die Kleinunternehmerregelung, Rechnungen an Privatpersonen und Kleinbeträge bis 250 Euro. Das passt zu den gesetzlichen Ausnahmen oben. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks verweist auf eine Mitteilung des Finanzministeriums Mecklenburg-Vorpommern und schreibt, die Pflicht gelte auch für die unternehmerische Sphäre von Verbänden (ZDH, 13. September 2024).
Wenn Sie einem Mitglied oder einer Firma eine E-Rechnung schicken wollen, hilft das Formular für ZUGFeRD-Rechnungen. Es erzeugt Rechnungen mit 19 % oder 7 % und mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Gutschriften, Rabatte und Anzahlungen unterstützt es nicht.
Quellen
Stand: . Die Einordnung von Mitgliedsbeiträgen beruht auf einer Darstellung der Wissenschaftlichen Dienste des Bundestags vom Juli 2023. Den Umsatzsteuer-Anwendungserlass selbst haben wir nicht gelesen. Für den Einzelfall braucht ein Verein Rat von Steuerberater oder Finanzamt. Dies ist keine Steuerberatung.
- § 2 UStG (Unternehmer, Unternehmen), gesetze-im-internet.de
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen), gesetze-im-internet.de
- § 4 UStG (Steuerbefreiungen), Nr. 22, gesetze-im-internet.de
- § 19 UStG (Besteuerung der Kleinunternehmer), gesetze-im-internet.de
- § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge), gesetze-im-internet.de
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern), gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen), gesetze-im-internet.de
- Deutscher Bundestag, Wissenschaftliche Dienste: Umsatzbesteuerung der Mitgliedsbeiträge gemeinnütziger Vereine (WD 4 - 3000 - 051/23, 20. Juli 2023, PDF)
- Ehrenamtsstiftung Mecklenburg-Vorpommern: Hinweise zur E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 (Infoblatt, Januar 2025, PDF)
- ZDH: E-Rechnungen bei Verbänden und Körperschaften des öffentlichen Rechts (13. September 2024)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur obligatorischen E-Rechnung, Rn. 8, 17, 19, 40 (Kopie bei FeRD, PDF)
- § 14 AO (Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb), gesetze-im-internet.de
- § 65 AO (Zweckbetrieb), gesetze-im-internet.de
- ELSTER: E-Rechnung ansehen (Steuerverwaltung)
- BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
Häufige Fragen
Muss ein Verein E-Rechnungen empfangen können?
Ja, soweit er Unternehmer im Sinne von § 2 UStG ist. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist, die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Nach dem BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Für den rein ideellen Bereich gilt das nach der Ehrenamtsstiftung Mecklenburg-Vorpommern nicht.
Muss ein gemeinnütziger Verein E-Rechnungen ausstellen?
Nur, wenn er steuerpflichtige Leistungen an einen anderen inländischen Unternehmer erbringt. Die Gemeinnützigkeit ändert daran nichts. Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, muss er keine Rechnung ausstellen. Mit den Fristen von 2027 und 2028 befasst sich E-Rechnung ab 2027.
Sind Mitgliedsbeiträge ein Fall für die E-Rechnung?
Echte Mitgliedsbeiträge, mit denen der Verein seine satzungsmäßigen Gemeinschaftszwecke verfolgt, sind nach Auffassung der Finanzverwaltung kein Entgelt für eine Leistung. Dann gibt es nichts abzurechnen. Anders ist es bei Beiträgen für Sonderleistungen an einzelne Mitglieder. Die Rechtsprechung sieht das teils anders. Klären Sie die Einordnung mit Ihrem Steuerberater.
Was gilt für Vereine mit Kleinunternehmerregelung?
Ein Verein, der die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, darf Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a UStDV). Empfangen muss er E-Rechnungen dennoch, soweit er Unternehmer ist.
Reicht eine E-Mail-Adresse für den Empfang?
Das BMF hält ein E-Mail-Postfach für ausreichend. Es muss kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein. Wichtig ist, dass Sie die Dateien lesen und aufbewahren können. Eine XML-Datei öffnen Sie im kostenlosen Viewer auf dieser Website oder im E-Rechnungs-Viewer der Steuerverwaltung auf elster.de.
Müssen Vereine E-Rechnungen aufbewahren?
Ja, soweit sie Unternehmer sind. Nach § 14b UStG gilt eine Frist von acht Jahren für erhaltene Rechnungen und das Doppel selbst ausgestellter Rechnungen. Das Original ist die XML-Datei. Wie Sie das im Verein organisieren, steht in E-Rechnung archivieren.