E-Rechnung Format: Welche elektronischen Rechnungsformate sind erlaubt?

Erlaubt sind strukturierte Formate, die der EN 16931 und den Syntaxen UBL oder CII entsprechen, zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL. Andere Formate sind nur nach Vereinbarung möglich. Ein normales PDF, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung.

Was das Gesetz verlangt

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für das Format nennt § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG zwei Wege:

Weg	Voraussetzung	Beispiele
Nr. 1: Format nach der Norm	Es entspricht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU. Die Liste nennt UBL und CII.	XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS Billing
Nr. 2: vereinbartes Format	Aussteller und Empfänger vereinbaren es. Es muss die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein Format ermöglichen, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist.	EDI-Verfahren wie EDIFACT

Die Norm erklärt EN 16931. Interoperabel heißt nach dem BMF: Die steuerlich geforderten Angaben lassen sich ohne Informationsverlust weiterverarbeiten (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 34).

Die Formate im Überblick

Format	Aufbau	Zählt als E-Rechnung?	Grundlage
XRechnung (UBL oder CII)	reines XML	Ja	BMF Rn. 25 und 29
ZUGFeRD ab 2.0.1, Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG	PDF/A-3 mit eingebetteter XML (hybrid)	Ja	BMF Rn. 25 und 30
ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL	PDF/A-3 mit eingebetteter XML	Nein	BMF Rn. 25 und 30
ZUGFeRD 1.x	PDF mit XML nach altem Modell	Nein, nicht EN-16931-konform	BMF Rn. 30, FeRD
Factur-X (Frankreich)	wie ZUGFeRD	Ja, als weiteres europäisches Format. Dieselben Profilgrenzen wie ZUGFeRD.	BMF Rn. 26, FeRD
Peppol BIS Billing 3.0	reines XML (UBL)	Ja	BMF Rn. 26
Weitere Formate nach EN 16931	XML in UBL oder CII	Ja, wenn sie Norm und Syntaxliste einhalten	BMF Rn. 24
Vereinbarte Formate, etwa EDIFACT INVOIC, EANCOM, VDA 4938, Odette	EDI-Nachricht	Ja, wenn vereinbart und die Daten richtig und vollständig auslesbar sind	§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG, BMF Rn. 33
PDF ohne eingebettete XML	Abbild	Nein, sonstige Rechnung	BMF Rn. 7
Scan, Foto, Bilddatei, Word-Datei	Abbild	Nein, sonstige Rechnung	BMF Rn. 7, e-rechnung-bund.de
E-Mail mit den Angaben im Text	Text	Nein, sonstige Rechnung	BMF Rn. 7

Die Zeilen zu XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS stammen aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Die Liste der EDI-Beispiele hat das FeRD zusammengestellt. Peppol BIS Billing 3.0 ist laut OpenPeppol eine CIUS der EN 16931. Dass Factur-X und ZUGFeRD technisch identisch sind, sagt das FeRD.

Hybride Formate: Welcher Teil zählt?

Bei ZUGFeRD und anderen hybriden Formaten ist die XML der führende Teil. Weichen XML und Bildteil voneinander ab, gehen die strukturierten Daten vor (Rn. 31). Bis Ende 2024 galt das Gegenteil. Der Bildteil gilt als inhaltlich identisches Mehrstück, solange er keine abweichenden Angaben enthält (Rn. 32). Prüfen Sie deshalb vor dem Versand, dass PDF und XML dieselben Beträge zeigen.

Was in den Übergangsfristen noch geht

Nach § 27 Abs. 38 UStG darf eine Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 für einen 2025 oder 2026 ausgeführten Umsatz noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format, etwa einem PDF, übermittelt werden. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das für einen 2027 ausgeführten Umsatz nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Für EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers gilt eine eigene Regel bis Ende 2027. Jede Frist verlangt also zwei Dinge: eine Übermittlung bis zum Stichtag und einen Umsatz im genannten Zeitraum. Umstritten ist, wie eine Leistung aus 2026 zu behandeln ist, die erst 2027 in Rechnung gestellt wird (Haufe). Klären Sie solche Fälle mit Ihrem Steuerberater. Danach zählen nur noch die Formate oben. Einzelheiten stehen unter E-Rechnung Pflicht und E-Rechnung ab 2027.

Welches Format passt zu Ihnen?

Das Gesetz lässt die Wahl offen. Das FeRD empfiehlt für EU-konforme Rechnungen das ZUGFeRD-Profil EN 16931. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich XRechnung zu verwenden (e-rechnung-bund.de). Die Unterschiede erklärt XRechnung oder ZUGFeRD. Fragen Sie in jedem Fall Ihren Geschäftspartner, welches Format er verarbeiten kann.

Wie unser Prüfer die Formate behandelt

Der E-Rechnung-Prüfer liest die Spezifikationskennung (BT-24) und wählt danach die Regeln:

Datei	Ergebnis
XRechnung 3.x (UBL, CII)	Volle Prüfung: XML-Schema, EN 16931, XRechnung
ZUGFeRD-PDF, Profil EN 16931 oder XRECHNUNG	Die eingebettete XML wird extrahiert und voll geprüft
ZUGFeRD BASIC oder EXTENDED, Peppol BIS Billing	Prüfung gegen XML-Schema und EN 16931, dazu die Information PROFIL-02: Zusatzregeln des Profils wurden nicht geprüft
ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC WL	Abgelehnt (PROFIL-01), kein E-Rechnung-Format
ZUGFeRD 1.x	Abgelehnt (PROFIL-03)
Anderes XML, EDIFACT, normales PDF	Wird abgewiesen, mit Begründung. EDIFACT kann der Prüfer nicht lesen.

Eine Validierung ist keine gesetzliche Pflicht, das BMF empfiehlt sie aber (FeRD-FAQ). Laut der Zusammenfassung von Haufe zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ist sie ein Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Gültigkeit. Ein Prüffehler wirkt sich umsatzsteuerlich nur aus, wenn er eine Pflichtangabe betrifft. Wer erst eine Datei erzeugen will, nutzt das Rechnungsformular für ZUGFeRD.

Quellen

Stand: 30. Oktober 2026. Rechtliche Angaben bitte vor Entscheidungen bei Steuerberatung oder Finanzamt prüfen. Dies ist keine Steuerberatung. Die Randnummern (Rn.) stammen aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Die Schreiben vom 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026 wurden für diese Seite nicht im Original gelesen. Zum Schreiben von 2026 liegt nur die Zusammenfassung von Haufe vor.

Häufige Fragen

Welches Format muss ich für die E-Rechnung verwenden?

Das Gesetz nennt keinen Formatnamen. Das Format muss der EN 16931 und der Liste der Syntaxen der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder vereinbart sein (§ 14 UStG). Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 als Beispiele. Welches zulässige Format gilt, regeln die Vertragsparteien (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 27).

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, ein PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten ist eine sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 7). Eine Ausnahme sind ZUGFeRD-Dateien: Sie sind PDFs, die eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten enthalten.

Ist jede ZUGFeRD-Datei eine E-Rechnung?

Nein. Die Version muss mindestens 2.0.1 sein, und die Profile MINIMUM und BASIC WL scheiden aus. Außerdem muss die eingebettete XML gültig sein. Das FeRD sagt: Ist die XML gültig und lässt sie sich aus dem PDF herausholen, ist es eine gültige E-Rechnung.

Darf ich mit meinem Kunden ein eigenes Format vereinbaren?

Ja, wenn das Format die richtige und vollständige Extraktion der gesetzlich geforderten Angaben in ein Format ermöglicht, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG). Das BMF nennt EDI-Verfahren wie EDIFACT als Beispiel.

Zählen Word-, Excel- oder Bilddateien als E-Rechnung?

Die Bundesverwaltung nennt .docx und Bilddateien wie .tif oder .jpeg ausdrücklich als bildhafte Formate ohne E-Rechnung. Eine Excel-Datei entspricht keiner Syntax der EN 16931. Ein vereinbartes Sonderformat müsste die Rechnungsdaten vollständig und richtig auslesbar machen. Klären Sie Sonderfälle mit Ihrem Steuerberater.

Wie erkenne ich das Format einer Datei?

Die Dateiendung genügt nicht. Eine .xml kann XRechnung als UBL oder CII sein, eine .pdf kann ein normales PDF oder ein ZUGFeRD-PDF sein. Der E-Rechnung-Prüfer liest die Spezifikationskennung (BT-24) aus und nennt das erkannte Regelwerk.