E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt vorbereiten müssen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen an inländische Unternehmer ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Wer höchstens 800.000 Euro erreicht hat, darf für 2027 ausgeführte Umsätze noch Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein PDF verwenden. Empfangen müssen alle Unternehmen schon seit 2025.
Die Regel im Gesetzeswortlaut
Die Pflicht steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind. § 27 Abs. 38 UStG lässt dafür drei Übergangswege zu. Nr. 1 und Nr. 2 nennen jeweils zwei Bedingungen: Die Rechnung wird bis zu einem Stichtag übermittelt (31. Dezember 2026 oder 31. Dezember 2027), und der Umsatz wurde in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt (Nr. 1: nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027, Nr. 2: nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028).
| Leistung ausgeführt | Was noch erlaubt ist | Voraussetzung | Rechnung übermittelt |
|---|---|---|---|
| 2025 und 2026 (Nr. 1) | Papier, oder ein elektronisches Format ohne E-Rechnung, zum Beispiel PDF | Bei elektronischem Format: Zustimmung des Empfängers. Keine Umsatzgrenze. | bis 31.12.2026 |
| 2027 (Nr. 2) | Papier, oder ein elektronisches Format ohne E-Rechnung | Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 €. Bei elektronischem Format: Zustimmung des Empfängers. | bis 31.12.2027 |
| 2027 (Nr. 3) | Elektronisches Format ohne E-Rechnung, übermittelt per EDI | EDI nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission, Zustimmung des Empfängers. Keine Umsatzgrenze. | bis 31.12.2027 |
| 2027, Aussteller über 800.000 € | E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG (außer im EDI-Weg) | Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € | für Leistungen ab 1.1.2027 |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung | Abs. 38 nennt keine Übergangsregel für diese Leistungen. | für Leistungen ab 1.1.2028 |
Streitfrage am Jahreswechsel: Was gilt für eine Leistung aus Dezember 2026, die erst im Januar 2027 in Rechnung gestellt wird? Der Gesetzeswortlaut nennt beide Bedingungen. Nach einem nicht veröffentlichten BMF-Schreiben an die Energiebranche (12. Oktober 2026) soll es laut Haufe (Prof. Radeisen, 16. Oktober 2026) nur auf das Leistungsdatum ankommen. Der Autor hält das mit dem Wortlaut für schwer vereinbar. Klären Sie solche Fälle mit Ihrem Steuerberater. Wer sicher gehen will, übermittelt Rechnungen für Leistungen aus 2026 noch im Jahr 2026.
Eine E-Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Das Format muss der EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein und eine vollständige Extraktion der Angaben erlauben. Welche Formate das sind, zeigt E-Rechnung Format. Ein PDF ist keine E-Rechnung.
Was gilt als Gesamtumsatz?
Für 2027 zählt der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026. § 19 Abs. 2 UStG definiert ihn als die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe Ihrer ausgeführten steuerbaren Umsätze. Davon ziehen Sie bestimmte steuerfreie Umsätze ab, zum Beispiel solche nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG. Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor. Entscheidend ist diese Umsatzsumme, nicht der Gewinn.
Der Wortlaut sagt „nicht mehr als 800 000 Euro“. Wer genau 800.000 Euro erreicht, fällt daher noch unter die Ausnahme. Ob Sie die Grenze überschreiten, steht erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2026 fest.
Das BMF ergänzt in Rn. 64 seines Schreibens vom 15. Oktober 2024: Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises. Bei einer Gutschrift zählt der Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers. Stellt ein Dritter die Rechnung aus, zählt der Gesamtumsatz des Auftraggebers.
Was bis Ende 2027 erlaubt bleibt
- Aussteller bis 800.000 Euro: Papier, oder ein PDF mit Zustimmung des Empfängers, für Leistungen aus 2027.
- EDI-Verfahren: Wer Rechnungen per EDI austauscht, darf mit Zustimmung des Empfängers im bisherigen Format weitermachen.
- Immer erlaubt, auch ab 2028: Rechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden. Siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Für jedes elektronische Format, das keine E-Rechnung ist, verlangt das Gesetz die Zustimmung des Empfängers. Sie bedarf nach Rn. 63 des BMF-Schreibens von 2024 keiner besonderen Form. Es muss Einvernehmen über das Format bestehen, etwa durch eine Rahmenvereinbarung (zum Beispiel in den AGB) oder durch schlüssiges Verhalten. Halten Sie sie trotzdem nachvollziehbar fest.
Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ergänzt
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (Geschäftszeichen III C 5 - S 7287-a/00019/021/017) ergänzt die Schreiben von 2024 und 2025. Nach den Zusammenfassungen von PwC vom 16. Oktober und 21. Oktober 2026 und dem Beitrag von Haufe vom 16. Oktober 2026 sind für 2027 diese Punkte wichtig:
| Thema | Aussage laut Zusammenfassung (PwC, Haufe) |
|---|---|
| Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen | Rechnungen, die vor Beginn der Pflicht ausgestellt wurden, müssen nicht noch einmal als E-Rechnung ausgestellt werden. Bis zum 30. Juni 2030 wird nicht beanstandet, wenn die Endrechnung als E-Rechnung die erhaltenen Teilzahlungen in einem unstrukturierten Anhang abzieht. Laut Haufe genügt alternativ die Angabe in BT-113 (gezahlter Betrag) mit den Angaben in BT-22 (Rechnungsvermerk). |
| Rechnungen auf Bruttopreisbasis | Laut Haufe wird bis zum 31. Dezember 2027 nicht beanstandet, wenn der strukturierte Teil nur die Summen je Steuersatz oder Steuerbefreiung, den Steuersatz und den Steuerbetrag enthält. Die Positionen stehen dann in einem lesbaren eingebetteten Anhang, auf den der strukturierte Teil verweist. |
| Massenkundengeschäft | Bei Dauerschuldverhältnissen mit gemischtem Kundenkreis genügt die Frage, ob der Kunde Unternehmer ist, bei Vertragsbeginn und bei Vertragsänderung. |
| Bauleistungen | Vorerst wird nicht beanstandet, wenn der strukturierte Teil nur die Gewerke mit ihren Summen als Leistungsbeschreibung nennt. |
| Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben | Grundsätzlich gilt die Pflicht. Bis zum 30. Juni 2030 wird nicht beanstandet, wenn sie weiter als sonstige Rechnung ergehen. |
| Öffentliche Verwaltung als Kunde | Die Pflicht betrifft nur Leistungen an den unternehmerischen Bereich der Verwaltung. |
| Validierung und Fehler | Laut Haufe ist die Validierung kein Wirksamkeitserfordernis, sondern ein Hilfsmittel zum Nachweis. Ein Validierungsfehler wirkt sich umsatzsteuerlich nur aus, wenn er eine Pflichtangabe betrifft. Das BMF stellt kein staatliches Validierungstool bereit. |
| Sanktion | Laut Haufe ist es keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG, wenn jemand statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellt. Das praktische Risiko sieht der Autor beim Vorsteuerabzug des Empfängers. |
| Übergang bis 31.12.2026 | E-Rechnungen, die den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden bis zum 31. Dezember 2026 auch beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn sie die neuen zusätzlichen Anforderungen noch nicht erfüllen. |
Auf der Empfängerseite ändert sich nichts. Die Übergangsregeln gelten nur für das Ausstellen. Wer E-Rechnungen ablehnt oder nicht empfangen kann, hat nach der Zusammenfassung keinen Anspruch auf eine Rechnung in anderer Form. Mehr dazu in E-Rechnung empfangen.
Zum Vorsteuerabzug des Empfängers: Nach Rn. 59 des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2024 wird der Vorsteuerabzug allein wegen eines falschen Formats nicht beanstandet, wenn der Empfänger nach den ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Aussteller die Übergangsregel nutzen durfte. Weitere Recherchen über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinaus sind nicht nötig. Der Vorjahresumsatz des Ausstellers, seine bekannte Größe und Kenntnisse aus verbundenen Unternehmen sind aber zu berücksichtigen.
Eine Zusammenfassung ersetzt das Schreiben nicht. Prüfen Sie, welche Passagen Ihre Branche betreffen, mit Ihrem Steuerberater.
Checkliste für den Start 2027
- Gesamtumsatz 2026 ermitteln. Nach § 19 Abs. 2 UStG, nach vereinnahmten Entgelten. Das Ergebnis entscheidet, ob Sie ab 1. Januar 2027 oder erst ab 1. Januar 2028 ausstellen müssen.
- Betroffene Rechnungen eingrenzen. Die Pflicht gilt für Leistungen an inländische Unternehmer. Ausgenommen sind Privatkunden, das Ausland, Kleinbeträge bis 250 Euro, Kleinunternehmer und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
- Format wählen. Für Behörden ist XRechnung vorgesehen. Für Geschäftskunden eignet sich je nach Software auch ZUGFeRD. Entscheidungshilfe: XRechnung oder ZUGFeRD.
- Software klären. Fragen Sie Ihren Hersteller, ob und ab welcher Version er E-Rechnungen erzeugt (Übersicht nach Programm). Ohne Programm kommen Sie mit kostenlosen Wegen aus, zum Beispiel dem Formular für ZUGFeRD-Rechnungen. Das Formular erzeugt Rechnungen vom Typ 380 im Profil EN 16931. Gutschriften und Anzahlungen kann es nicht.
- Leitweg-ID für öffentliche Kunden besorgen. Sie steht im Auftrag. Eine eigene brauchen Sie nicht. Details: Leitweg-ID und E-Rechnung an den Bund.
- Mit echten Dateien testen. Der E-Rechnung-Prüfer kontrolliert Schema, EN 16931 und die XRechnung-Regeln. Er prüft nicht, ob Beträge, Steuersätze und Leistungsbeschreibung stimmen.
- Kunden fragen. Klären Sie Format und E-Mail-Adresse. Wer 2027 weiter PDF senden will, braucht die Zustimmung des Empfängers.
- Archiv einrichten. Die XML-Datei ist das Original. Aufbewahrt wird acht Jahre (E-Rechnung archivieren).
Einen Überblick über alle Stichtage seit 2025 finden Sie in E-Rechnung Pflicht.
Quellen
Stand: . Die Angaben zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 stammen laut Zusammenfassungen von PwC und Haufe. Das Original war für uns nicht abrufbar. Lesen Sie es selbst, bevor Sie darauf aufbauen. Dies ist keine Steuerberatung.
- § 27 UStG, Absatz 38 (Übergangsregelung E-Rechnung), gesetze-im-internet.de
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen), gesetze-im-internet.de
- § 19 UStG (Besteuerung der Kleinunternehmer), gesetze-im-internet.de
- § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge), gesetze-im-internet.de
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern), gesetze-im-internet.de
- BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 zur obligatorischen elektronischen Rechnung, Geschäftszeichen III C 5 - S 7287-a/00019/021/017 (PDF; Original für uns nicht abrufbar)
- PwC: BMF – Ergänzende Regelungen zur elektronischen Rechnung (Zusammenfassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026)
- PwC: BMF zur E-Rechnung (Zusammenfassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026)
- Haufe: BMF - Ergänzende Regelungen zur E-Rechnung (Prof. Radeisen, 16. Oktober 2026)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur obligatorischen E-Rechnung (Kopie bei FeRD, PDF)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung, Geschäftszeichen III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (PDF)
Häufige Fragen
Gilt die 800.000-Euro-Grenze für den Umsatz oder den Gewinn?
Für den Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Das ist die Summe der ausgeführten steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Der Gewinn spielt keine Rolle. Ihren Wert ermitteln Sie mit Ihrem Steuerberater.
Ich lag 2026 knapp über 800.000 Euro. Was gilt für mich?
Die Ausnahme in § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG gilt nur bis höchstens 800.000 Euro. Über der Grenze müssen Sie für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 an inländische Unternehmer E-Rechnungen ausstellen. Ausnahmen bleiben für Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Zählt das Rechnungsdatum oder der Zeitpunkt der Leistung?
Beides steht im Gesetz. § 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG nennen sowohl den Zeitraum, in dem der Umsatz ausgeführt wurde, als auch einen Stichtag für die Übermittlung der Rechnung (31. Dezember 2026 und 31. Dezember 2027). Wie Fälle um den Jahreswechsel zu behandeln sind, ist umstritten. Klären Sie sie mit Ihrem Steuerberater.
Darf ich 2027 noch PDF-Rechnungen verschicken?
Ja, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betrug und der Empfänger zustimmt. Ein PDF ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine sonstige Rechnung. Wer darüber liegt, darf ein anderes elektronisches Format nur im EDI-Verfahren (Nr. 3) und mit Zustimmung des Empfängers nutzen.
Muss ich 2027 schon E-Rechnungen empfangen können?
Das müssen Sie bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Übergangsregeln betreffen nur das Ausstellen. Laut Zusammenfassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026 durch PwC besteht kein Anspruch auf eine andere Rechnungsform, wenn ein Empfänger E-Rechnungen ablehnt oder nicht empfangen kann.
Betrifft die Pflicht Rechnungen an Privatkunden oder ins Ausland?
Nein. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG verlangt die E-Rechnung nur, wenn Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen und ins Ausland sind davon nicht erfasst. Für Kleinbeträge bis 250 Euro und für Kleinunternehmer gibt es eigene Ausnahmen.