E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflicht, Ausnahmen, Empfang
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Ausstellen müssen sie diese nicht: Ihre Rechnungen dürfen nach § 34a UStDV weiter als PDF oder auf Papier erstellt werden. Eine E-Rechnung ist trotzdem erlaubt. Dieser Ratgeber zeigt Quellen und kostenlose Tools.
Was gilt für Kleinunternehmer?
| Thema | Regel | Quelle |
|---|---|---|
| E-Rechnung empfangen | Pflicht seit 1.1.2025. Ein E-Mail-Postfach genügt. Keine Übergangsfrist. | BMF-FAQ |
| E-Rechnung ausstellen | Nicht verpflichtend. Rechnung darf immer als sonstige Rechnung (PDF, Papier) übermittelt werden. Freiwillig möglich. | § 34a UStDV |
| Steuerausweis | Keine Umsatzsteuer, Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG | § 19 UStG, § 34a UStDV |
| Aufbewahrung | Erhaltene Rechnungen und Rechnungsdoppel acht Jahre aufbewahren | § 14b UStG |
Was Sie jetzt tun können
- Empfang sicherstellen. Richten Sie ein Postfach ein, das Sie regelmäßig lesen. XML-Dateien öffnen Sie mit dem XRechnung-Viewer. Mehr dazu: E-Rechnung empfangen.
- Eingehende Rechnungen prüfen. Der E-Rechnung-Prüfer zeigt, ob eine Datei technisch gültig ist.
- Freiwillig selbst ausstellen. Kunden, die E-Rechnungen verarbeiten, freuen sich über eine ZUGFeRD-Datei. Das Formular erzeugt sie kostenlos.
- Grenzen beobachten. Prüfen Sie Ihren Umsatz im Vorjahr und im laufenden Jahr gegen die Schwellen von § 19 UStG.
Dies ist keine Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall bei Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt.
Quellen
Stand: . Rechtliche Angaben bitte vor Entscheidungen bei Steuerberatung oder Finanzamt prüfen. Dies ist keine Steuerberatung.
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern), gesetze-im-internet.de
- § 19 UStG (Besteuerung der Kleinunternehmer), gesetze-im-internet.de
- BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- IHK Köln: E-Rechnung, Einführungsschreiben und FAQs des BMF
- IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
- § 27 UStG, Absatz 38 (Übergangsregelung E-Rechnung), gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen), gesetze-im-internet.de
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?
Nein. § 34a UStDV bestimmt, dass eine Rechnung über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze immer als sonstige Rechnung übermittelt werden darf, also zum Beispiel als PDF oder auf Papier. Freiwillig dürfen Sie eine E-Rechnung ausstellen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Nach den Fragen und Antworten des BMF besteht die Empfangspflicht für alle im Inland ansässigen Unternehmer seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Eine Übergangsfrist gibt es für den Empfang nicht.
Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?
Nach § 34a UStDV: Name und Anschrift von Ihnen und dem Empfänger, Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
Welche Grenzen gelten für Kleinunternehmer?
Nach § 19 Abs. 1 UStG ist ein Umsatz steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrem Steuerberater.
Was ändert sich, wenn ich die Kleinunternehmerregelung verlasse?
Dann gelten die allgemeinen Regeln: Ab 2027 müssen Unternehmer mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 alle Unternehmer E-Rechnungen an im Inland ansässige Unternehmer ausstellen. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet (§ 19 Abs. 3 UStG), ist Regelbesteuerer. Lassen Sie sich dazu beraten.
Wie schreibe ich als Kleinunternehmer kostenlos eine E-Rechnung?
Mit unserem Formular. Setzen Sie das Häkchen „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Die Positionen werden steuerfrei mit Hinweistext erzeugt, die Datei wird geprüft und nur bei Erfolg ausgegeben.