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E-Rechnung mit Excel: Was der Hersteller sagt und wie Sie Dateien prüfen

Excel speichert Tabellen laut Microsoft als PDF. Dass Excel XRechnung oder ZUGFeRD selbst erzeugt, fanden wir auf Microsoft-Seiten nicht. Ein PDF ohne eingebettete XML ist nach § 14 Abs. 1 UStG keine elektronische Rechnung. Daraus erzeugen Sie hier kostenlos ein ZUGFeRD-PDF.

Viele kleine Betriebe schreiben Rechnungen in Excel und senden sie als PDF. Microsoft beschreibt auf seinen Support-Seiten, wie Excel PDF-Dateien speichert. Eine Funktion für XRechnung oder ZUGFeRD nennt Microsoft dort nicht.

Was der Hersteller sagt

ThemaAussage laut HerstellerQuelle und Stand
Ausstellen Microsoft beschreibt für Excel den Weg Datei, Speichern unter (oder Kopie speichern), Dateityp PDF. Dafür sind laut Microsoft keine anderen Programme oder Add-Ins nötig. Zur Wahl stehen „Standard“ (Online-Veröffentlichung und Drucken) und „Mindestgröße“. Microsoft Support: Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps, gelesen am 30. Oktober 2026
Formate Im Abschnitt zu Excel verweist Microsoft für das Dialogfeld „Optionen“ auf eine Seite mit Erläuterungen zu den PDF-Optionen. Eine PDF/A-Option nennt die Seite im Abschnitt zu Word. XRechnung, ZUGFeRD, E-Rechnung oder eine eingebettete XML-Datei kommen auf der ganzen Seite nicht vor. Microsoft Support: Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps, gelesen am 30. Oktober 2026
Sonstiges Microsoft weist darauf hin, dass beim Umwandeln einer Tabelle in PDF interne Verknüpfungen innerhalb der Tabelle verloren gehen. Externe Links bleiben erhalten. Microsoft Support: Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps, gelesen am 30. Oktober 2026
Sonstiges Im Microsoft Marketplace steht ein Excel-Add-in eines Drittanbieters, das laut Beschreibung des Anbieters XRechnung-XML-Dateien aus einer Excel-Tabelle erzeugt. Microsoft nennt es nicht als eigene Funktion. Microsoft Marketplace: Add-in „XRechnung für Excel“ (Angaben des Drittanbieters), gelesen am 30. Oktober 2026

Laut Hersteller prüfen

Zu diesen Punkten konnten wir keine belegbare Aussage finden. Klären Sie sie beim Hersteller:

  • Ob eine Excel-Version oder ein Microsoft-365-Dienst XRechnung oder ZUGFeRD selbst erzeugt: laut Hersteller prüfen. Auf den gelesenen Microsoft-Seiten steht dazu nichts.
  • Ob und wie ein Drittanbieter-Add-in aus dem Marketplace Ihre Anforderungen erfüllt (Profil, Version, Prüfung): beim Anbieter erfragen. Wir haben kein Add-in getestet.
  • Ob Ihre Excel-Vorlage alle Pflichtangaben für die gewünschte E-Rechnung enthält: im Prüfer testen oder mit Ihrer Steuerberatung klären.

So nutzen Sie die kostenlosen Tools mit Dateien aus Excel

  1. Als PDF speichern. Speichern Sie die fertige Rechnung in Excel über Datei, Speichern unter, Dateityp PDF. Der Bildteil der Rechnung bleibt, wie Sie ihn gestaltet haben.
  2. ZUGFeRD ergänzen. Öffnen Sie PDF in ZUGFeRD umwandeln, laden Sie das PDF hoch und tragen Sie dieselben Rechnungsdaten in das Formular ein. Das PDF wird nicht ausgelesen. Die Seite bettet die XML ein und gibt die Datei nur aus, wenn sie gültig ist.
  3. Ergebnis kontrollieren. Beträge, Steuer und Namen im Formular müssen zum PDF passen. Prüfen Sie die fertige Datei im E-Rechnung-Prüfer (E-Rechnung prüfen) und öffnen Sie sie im XRechnung-Viewer (XRechnung-Viewer).
  4. Bei Rechenfehlern. Weichen Summen ab, erklärt BR-CO-15 die Regel für den Gesamtbetrag. Typische Ursache sind gerundete Beträge in der Tabelle. Rechnen Sie im Formular mit denselben Werten wie in Excel.

Diese Website ist nicht mit Microsoft verbunden. Unsere Werkzeuge lesen keine Excel-Dateien aus und installieren kein Add-in. Sie laden eine PDF-Datei hoch und geben die Daten selbst ein. Das Add-in im Marketplace stammt von einem Drittanbieter. Microsoft und Excel sind Namen ihrer Inhaber.

Seiten des Herstellers

Mehr zum Thema: E-Rechnung Pflicht, erlaubte Formate und E-Rechnung mit anderer Software.

Quellen

Stand: . Aussagen über Produkte stammen von den verlinkten Seiten der Hersteller und sind mit dem Lesedatum versehen. Angebote ändern sich: Prüfen Sie den aktuellen Stand beim Hersteller. Wir sind mit keinem Hersteller verbunden. Dies ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Kann Excel eine E-Rechnung wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen?

Dazu fanden wir auf den Support-Seiten von Microsoft keine Aussage. Dort steht nur, dass Excel Tabellen als PDF speichert. Ob Ihre Excel-Version oder ein Microsoft-365-Dienst mehr kann, müssen Sie laut Hersteller prüfen. Für ZUGFeRD aus Ihrem PDF nutzen Sie das Formular auf dieser Website.

Ist eine Excel-Rechnung als PDF eine E-Rechnung?

Nein, wenn das PDF keine eingebettete XML-Datei enthält. § 14 Abs. 1 UStG nennt als elektronische Rechnung nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Ein PDF ohne XML ist eine sonstige Rechnung. Für sie gibt es Übergangsregeln und Ausnahmen, die in § 27 Abs. 38 UStG stehen.

Wie lange darf ich Excel-Rechnungen als PDF noch versenden?

Nach § 27 Abs. 38 UStG darf eine Rechnung für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 mit Zustimmung des Empfängers als PDF oder auf Papier übermittelt werden. Für Umsätze 2027 gilt das nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.

Gibt es ein ZUGFeRD-Plugin für Excel?

Im Microsoft Marketplace steht ein Add-in eines Drittanbieters für XRechnung-XML aus Excel, laut Beschreibung des Anbieters. Eine Microsoft-eigene Funktion fanden wir nicht. Wir haben das Add-in nicht getestet und empfehlen keines. Dateien daraus können Sie im E-Rechnung-Prüfer testen.

Wie mache ich aus meiner Excel-Rechnung ein ZUGFeRD-PDF?

Speichern Sie die Rechnung in Excel als PDF. Öffnen Sie dann „PDF in ZUGFeRD umwandeln“, laden Sie das PDF hoch und tragen Sie die Rechnungsdaten ein. Das Tool erzeugt die XML im Profil EN 16931, bettet sie ein und prüft das Ergebnis. Das Profil XRECHNUNG für Behörden erzeugt es nicht.

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